新闻发布会的通稿要怎么写？

这里摘录一篇文章-

从事过消息宣布会策划的人都曾有过这样的担忧-举行消息宣布会的那一天，记者们会如约而至吗?如果他们来了，会不会唇枪舌剑般向消息发言人质询呢?


这样的担忧并非过剩美国《编纂与出版》杂志曾刊登过一则卡通漫画画面Ⅰ是前总统克林顿夫妇躺在床上-画面Ⅱ中，克林顿站在床边，眼睛瞪得大大的，希拉里显然被突然惊醒了克林顿说-“好恐怖的一个梦啊！我梦见我举行了一次消息宣布会，但一个记者也没露面！”希拉里反唇相讥-“那不是梦，亲爱的——那是一个先兆！”


的确，在美国，公司、政府等机构每年都要召开良多消息宣布会，但这对记者而言却是一件令人心烦、疲倦的事原因之一是，公司缺少必要的媒介技能培训，电视镜头里的公司总裁、总经理或其他发言人缺少自负、表示极不天然因而，为着更好地在目标公家心目中制作一个良好的“虚拟世界，转变或形成公家对公司某一方面的望法，很有必要重新审视消息宣布会的策划技能问题


一、 什么时候?


我们知道，如果想要获得人们连续的信赖，那么就不要空喊-“狼来了！”策划消息宣布会时也不要放空炮勿要使您的信用——关乎媒介对公司的立场——承担风险


不要让媒介感到加入原来可以由其他情势取代的消息宣布会是挥霍时光爱德曼国际公关公司（Elderman PR Worldwide）执行副总裁兼总经理嘉斯夫(Joseph B. Mcnamara) 认为，是否召开消息宣布会应取决于她是否值得召集各地记者跋涉而来记者得到的不应当只是趣味性的故事，还应当包含信息


适于召开消息宣布会的时机包含-公司及产品（服务）已成为某一公家关注问题的一部门、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开端聘用某大腕明星作自己的广告模特（记者有时对广告不感兴致而是感到广告模特值得关注）、公司人员重大调整、扩铺出产范围、取得最新纪录的销售事迹等等


不外，上述所谓的“适合时机”也可能成为“不适合时机”事实上，良多的消息宣布会搞得很是枯燥或琐碎、令人腻烦因而，当公司考核是否举行消息宣布会时，首先应对比下列问题项目检讨一下-


1、 一则消息通稿或声像材料带——附带事件简介、背景材料——是否完整可以提供应记者所需的、媒介受众喜欢的故事?

2、 让记者们亲眼望到或试用某一新产品时，是否可以给一则消息通稿增添些什么?

3、 公司高层管理者或董事会成员公开露面是否能为公司获得或进步凝集力或可托度?

4、 能否提供应记者在别处得不到的消息?

5、 是否存在其他有效向记者传递信息的道路?如，一次舞会、一次聚餐

6、 公司消息发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验?

7、 与记者面对面的交换是否可认为他们提供一个讯问公司其他方面情形而我们又不盼望将之公开化的机遇?如公司战略


二、 规划与筹备中的“彩排”


俗话说-有备无患对组织流传而言，讯息必需经由精心处置并使其正确地抵达特定公家信息流传渠道也须精心挑选所以，毫不打无筹备之仗，务必要先期实行培训与排练


一般地，搞一两次体系化培训是必要的这样，您可以预感到发言人是否称职、哪些方面还欠缺但也不要训练的过多，那样您最后呈现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机详细训练方式如下-


1、 凑集那些平时敢于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题——一类是肯定会被问到的，还有一类是您盼望不被问到的让“记者”提问如必要，反复2!3次

2、 让通晓技术过工艺流程的人员与会，以检讨发言人所说是否正确-如设计法律，那么公司法律顾问也应在召集之列

3、 反复播放“彩排”录像，让消息发言人望望自己的表情、体语后果，然后提出看法

4、 专业人士培训有些公司认为这是挥霍时光、金钱，其实是不懂专业培训的价值所在即使您无邪地认为自己永遥不会召开消息宣布会，但您必然会遇到相似的情形呈现在您的办公室里——如果某件丑闻引来大量记者簇拥而至，那时就来不及训练了


三、 选择适合的消息发言人


代表公司形象的消息发言人对公家认知会发生重大影响如其表示不佳，公司形象无疑也会令人不悦此外，消息宣布会也是公司要员同媒介打交道的一次好机遇，值得珍惜


消息发言人的前提一般应有以下的几方面-


1、有效流传与沟通才能是第一位的请求涉及知识面、清楚明白的语言表达才能、倾听的才能及反应力、外表——包含身材语言

2、执行原定规划并加以机动调整的才能

3、头衔很重要——消息发言人应当在公司身居要职，有权代表公司讲话


四、 肯定日期


肯定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一时刻很重要爱德曼国际公关公司一般是锁定目标公家开端的，即首先考核一下目标公家哪一时光是最容易获知某消息消息的时光、什么方式最好?


礼拜一一般不好，记者去去忙于检讨上周工作-周五也不宜选，因为良多的人正斟酌着如何过周末，他们当然不愿傻坐在那里提问或单独拜访周二!周四通常较适合此外，要确认不会有其他更重要的消息，避开突发性事件，如地震、龙卷风等


在某一天的几点钟开端是最难题的一件事早饭、晚饭的截稿时光不同早报记者加入，消息宣布会应在中午、下昼-如要在当天晚饭或电视晚间消息报道中，最好部署在上午9-30或10-00!10-30切忌只为公司自己斟酌而忽略为记者提供便利


五、 邀请


永遥不要用电话邀请带有公司标记的请求信函表明消息宣布会是很正规的信件中最好不注明会议接洽人的全名和个人电话爱德曼国际公关公司认为这是为了不让记者作提前采访或提前得到消息宣布会的细节否则，如他们提前透露了一些消息，就会损害其他记者


如果媒体离公司不遥，就亲手送去注意不要送得太早，以致于邀请信埋没于文件堆里，但也应给对方留出反应的时光可以即使电话讯问信件是否如期送达，对方是否与会等


还应指出，在填写消息宣布会邀请函时应斟酌一下谁会对本次消息宣布会内容感兴致例如，消息只对商业报刊记者有价值，那就只邀请这些人-如是医疗消息，那就邀请医疗报刊、电视台医疗节目标记者当然，那些长期报道公司发铺的记者要一并邀请如拿不准，就先向报刊编纂或电视台发信讯问


六、 消息通稿与背景材料


每次宣布会都应提供消息通稿和背景介绍，以便记者能在会议涉及的问题之外发掘消息事件、多大报道范畴消息通稿最好提前发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就可以一边听一边翻望爱德曼国际公关公司建议客户不必担忧记者在听讲时只浏览到材料的题目——因为专业记者已习性于边搜索信息边听讲不外，材料要设计得便于快速浏览，勿要冗长拖拉公司还有想到提供声像材料给记者为此，要确保有专业摄影师在场


背景材料一般应包含以下内容-


1、 消息宣布会涉及的消息时光的要点-

2、 组织发铺简史-

3、 技术手册——如果宣布会的目标在于推介一种新产品或新机器-

4、 发言人个人介绍及照片-

5、 其他如通信卡、手刺等供记者、编纂日后加以接洽

消息通稿和背景材料的封面也应加以留心，要打印有公司标记，以树立公家认知


七、 房间设置


消息宣布会所用的房间大小重要取决于与会的摄影记者电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大如果电视摄像机在房间后排，那么公司发言人应在房间前排就座-如只有报刊记者与会，发言人就可以坐在记者中，当有人提问时就走到前排越随意，离记者的空间距离越近，就容易营造出一种友爱氛围房间大小要多加留心房子空间大、人员少，给人的印象是消息宣布会的内容消息价值不大与其这样，还不如在一个小点儿的房间里好-满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象是肯定有很重要的消息！不要让消息发言人坐在镜子、窗户或其它反射光线的背景之前，以防镜头后果受损